Niewiele jest branż, w które pandemia koronawirusa uderzyła tak mocno, jak w branżę spotkań. Trudności wymuszają poszukiwanie nowych rozwiązań, przyspieszając postęp i kreatywne wykorzystanie nowych technologii. Doskonale widać to na przykładzie coraz popularniejszej formuły wydarzeń hybrydowych. W branży nie jest to nowe rozwiązanie, ale obecnie zyskuje zupełnie inny wymiar. Daje szansę na wyjście obronną ręką z pozornie niesprzyjającej sytuacji.
Magdalena Piasecka, prezes Hali Stulecia fot. mat prasowe
Eventy już dawno stały się podstawowym narzędziem biznesowym i w bardzo wielu przypadkach ciężko sobie wyobrazić skutki odroczenia organizacji wydarzenia na bliżej nieokreśloną przyszłość. Prognozy i rekomendacje epidemiologów nie napawają optymizmem a organizatorom wydarzeń trudno jest przewidzieć, na kiedy przełożyć większe spotkania biznesowe, tak aby były bezpieczne dla uczestników i obsług.
– Halę Stulecia jesienią zazwyczaj po brzegi wypełniają uczestnicy targów, konferencji, koncertów i innych spotkań. Niestety w tym roku, ze względu na przedłużającą się pandemię, większość zaplanowanych wydarzeń została odwołana lub przełożona – mówi Magdalena Piasecka, prezes Hali Stulecia.
– Nie rezygnujmy z eventów, ale organizujmy je bezpiecznie. Pewnym wyjściem są wydarzenia w 100% online, jednak w takiej formie nie spełniają one wszystkich funkcji i celów, istotnych z punktu widzenia zarówno organizatorów, jak i uczestników. W tych okolicznościach coraz częściej stosowanym rozwiązaniem jest hybrydowa formuła spotkań – wyjaśnia Magdalena Piasecka. Mają one miejsce w lokalizacji fizycznej, ale odbywają się jednocześnie online. Zachowują wszystkie cechy i przewagi wydarzeń stacjonarnych, zarazem gwarantując bezpieczeństwo na najwyższym poziomie.
Nowe technologie – nowy wymiar wydarzeń
Tak było w przypadku „DiverCITY 4 – polsko-norweskiej współpracy w zakresie kreowania nowoczesnych rozwiązań rozwojowych w miastach”, która korzysta z dofinansowania otrzymanego od Islandii, Lichtensteinu i Norwegii ze środków Funduszy norweskich i EOG w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej perspektywy 2014-21. Pierwotnie wydarzenie miało odbyć się w kwietniu, jednak z powodu pandemii zostało przełożone na jesień. Organizatorzy stanęli przed dylematem, czy ponownie przesunąć termin, czy jednak podjąć się organizacji wydarzenia, oczywiście z wdrożeniem wszystkich zaleceń dot. bezpieczeństwa epidemiologicznego opracowanych przez Ministerstwo Rozwoju oraz Główny Inspektorat Sanitarny. Finalnie międzynarodowa konferencja odbyła się w przestrzeniach Wrocławskiego Centrum Kongresowego przy Hali Stulecia we wrześniu br., właśnie w formie hybrydowej – część uczestników brała udział w konferencji stacjonarnie, a część zdalnie.
– Organizacja wydarzenia hybrydowego sprawia, że organizatorzy nie muszą rezygnować z energii, którą udaje się wytworzyć pomiędzy uczestnikami wydarzeń „na żywo”, mają także możliwość kreowania atmosfery wydarzenia i jego odbioru poprzez elementy takie jak branding czy scenografię – mówi Magdalena Piasecka.
– Wydarzenia hybrydowe to nie tylko streaming obrazu i dźwięku na żywo, ale również rozwiązania stymulujące interakcje pomiędzy uczestnikami online i offline. W czasie DiverCITY miałam możliwość wirtualnego oprowadzenia uczestników po zabytkowym kompleksie Hali Stulecia, co stanowiło bonus dla tych, którzy nie byli obecni fizycznie.
Hala Stulecia fot. mat. prasowe
Hala Stulecia – zaplecze techniczne i zespół specjalistów
Co jest potrzebne do zorganizowania wydarzenia hybrydowego? Niewątpliwie zaplecze techniczne z niezawodną platformą do streamingu, doświadczony zespół specjalistów i techników, a przede wszystkim dobra i prestiżowa lokalizacja z dużymi, przestronnymi powierzchniami i wdrożonymi procedurami bezpieczeństwa zgodnymi z „Wytycznymi dla organizatorów spotkań biznesowych, szkoleń, konferencji i kongresów w trakcie epidemii COVID – 19”. Takie kompleksowe rozwiązanie ma w swojej ofercie Hala Stulecia
– Nie martwiąc się o własne możliwości techniczne, można zlecić nam całościowe zorganizowanie takiego wydarzenia. Jesteśmy do tego doskonale przygotowani – zapewnia Magdalena Piasecka.
