Podróże służbowe w świetle nowej ustawy

Możliwość komentowania Podróże służbowe w świetle nowej ustawy została wyłączona Aktualności, Biznes, Prawo i Podatki

1 lipca 2018 weszła w życie nowa „Ustawa o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych”. Najszerzej mówiono o regulowanych przez nią kwestiach w kontekście indywidualnych wyjazdów turystycznych, obowiązkach organizatora i prawach turysty. I właśnie w tych zagadnieniach pojawiło się wiele nowych przepisów.

fot.. mat. prasowe

 

„Ustawa o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych” wdrożyła do polskiego prawa postanowienia dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2015/2302/UE z dnia 25 listopada 2015 r. w sprawie imprez turystycznych i powiązanych usług turystycznych, przede wszystkich aby maksymalnie zwiększyć bezpieczeństwo podróżnych w dobie dynamicznie rozwijającego się rynku turystycznego, nowych usług, kanałów sprzedaży itp. Reguluje kwestie związane m.in. z Turystycznym Funduszem Gwarancyjnym (TFG), wprowadza wiele nowych pojęć.

Ustawa odnosi się także kwestii związanych z odbywanymi podróżami służbowymi i na to właśnie firmy powinny zwrócić szczególną uwagę.

Podróże służbowe w nowej Ustawie

Generalnie podróże służbowe są wyłączone spod regulacji Ustawy. Aby tak było musi jednak być spełnionych kilka warunków. We wstępie Ustawy czytamy:

Art. 3 pkt.2 Ustawy nie stosuje się do:

„imprez turystycznych i powiązanych usług turystycznych nabywanych na podstawie umowy generalnej o organizowanie podróży służbowych zawieranej między przedsiębiorcą turystycznym a przedsiębiorcą w rozumieniu art. 431 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2017 r. poz. 459, 933 i 1132) albo podmiotem prowadzącym działalność odpłatną”.

Jak jasno wynika z tego zapisu, aby podróże służbowe mogły być wyłączone spod regulacji Ustawy między firmą a biurem obsługującym podróże służbowe powinna być zawarta tzw. Umowa generalna. Ustawa niestety nie definiuje pojęcia „umowa generalna”. Przyjmuje się, że umowa taka powinna mieć charakter ramowy (a nie odnosić do konkretnej usługi czy imprezy) i zawierać przede wszystkim: zakres świadczonych usług, czas na jaki jest zawarta, sposób rozliczeń.

Drugi element to samo pojęcie „podróż służbowa”, którego definicji także nie znajdziemy w Ustawie. Najbezpieczniej zatem jest korzystać z przepisów Kodeksu Pracy, który mówi że podróż służbowa pracownika to wyjazd, który spełnia łącznie 3 warunki:

  1. odbywany jest na polecenie pracodawcy,
  2. odbywany jest w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania,
  3. odbywany jest poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Zatem jeśli spełnione są te dwa warunki czyli zamówione przez firmę usługi turystyczne (transport, zakwaterowanie, wynajem aut i inne) w ramach podróży służbowych są wykonywane w ramach umowy generalnej wówczas nie podlegają dalszym regulacjom Ustawy. W innym przypadku mogę być traktowane jako tzw. „usługi powiązane”, w przypadku których zachodzi np. konieczność obowiązek odprowadzania od nich składki na Turystyczny Fundusz Gwarancyjny, a realizujący je podmiot powinien posiadać wpis do Rejestru Organizatorów i Pośredników Turystyki.

Z uwagi na to, że zwykle w ramach podróży służbowych zamawianych jest kilka usług w ramach jednego wyjazdu (np. przelot + hotel), warto aby zarówno firma, jak i obsługujące ją biuro zadbały o zawarcie umowy generalnej, aby uniknąć przewidzianych Ustawą konsekwencji.

 

Wyjazdy motywacyjne i integracyjne w nowej Ustawie

Jeśli chodzi o organizację grupowych wyjazdów motywacyjnych i integracyjnych (tzw. incentive travel) w zdecydowanej większości przepisy nowej Ustawy mają już zastosowanie. Oznacza to m.in. że wyjazdy takie mogą być organizowane jedynie przez uprawnione do tego firmy (posiadające właściwy wpis do rejestru organizatorów turystyki, stosowne zabezpieczenia finansowe oraz odprowadzające składkę na Turystyczny Fundusz Gwarancyjny). Taki wymóg jest podyktowany przede wszystkim zwiększeniem bezpieczeństwa uczestników i zabezpieczeniem przed bankructwem organizatora. Ponieważ tego typu wyjazdów jest bardzo wiele wariantów, interpretacja przepisów Ustawy dotyczących organizacji wyjazdów motywacyjnych i integracyjnych nastręcza znacznie więcej problemów i jest to bardzo szeroko dyskutowany temat przez branżę MICE. Zgodnie z zapisami Ustawy jeśli tego typu usługi są realizowane np. przez agencje eventowe, portale internetowe lub inne podmioty, których wcześniej obowiązująca Ustawa nie dotyczyła, obecnie powinny się już stosować do wszelkich przepisów, mieć wszelkie wymagane pozwolenia i zabezpieczenia.

Materiały: Aleksandra Palka, Dyr. Ds. marketingu Bissole Business Travel

 

Udostępnij...Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone